Polityka prywatności i plików cookies – Portal Leśno – Drzewny

1. Administrator danych osobowych

Danymi osobowymi osób korzystających z Portalu Leśno-Drzewnego zarządza odrębnie każda jednostka PGL LP: nadleśnictwo, Regionalna Dyrekcja LP (RDLP) lub Dyrekcja Generalna LP (DGLP), w zależności od zakresu odpowiedzialności wskazanego w formularzu rejestracyjnym, aktualizacyjnym lub w zawartej umowie.
Na etapie publikacji niniejszej Polityki nie jest możliwe jednoznaczne wskazanie administratora danych, ponieważ zależy to od konkretnej relacji prawnej (np. formularz zgłoszeniowy lub jego aktualizacja, umowa sprzedaży). Obowiązek informacyjny realizuje każdorazowo właściwa jednostka PGL LP, przekazując osobom, których dane dotyczą, odpowiednią klauzulę informacyjną zgodnie z art. 13 i 14 RODO.

2. Administrator portalu, usługa dostępu

Każda jednostka PGL LP (nadleśnictwo, RDLP, DGLP) jest właścicielem Portalu Leśno-Drzewnego w zakresie korzystania z portalu i przetwarzania danych swoich użytkowników. Świadczenie technicznej usługi dostępu do Portalu Leśno-Drzewnego i kont zapewnia Zakład Informatyki Lasów Państwowych (ZILP). Wsparcie techniczne i utrzymanie systemu w imieniu ZILP świadczy TALEX S.A.

3. Kontakt z inspektorem ochrony danych

Każda jednostka PGL LP może wyznaczyć własnego Inspektora Ochrony Danych (IOD) lub Pełnomocnika ds. ochrony danych.
Aktualne dane kontaktowe do IOD lub Pełnomocnika są każdorazowo wskazywane w przekazywanej klauzuli RODO.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

a. Dane wprowadzone w formularzu zgłoszeniowym/aktualizacyjnym

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu:

rejestracji lub aktualizacji w Centralnej Kartotece Klientów oraz obsługi konta na Portalu Leśno-Drzewnym – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
świadczenia usług drogą elektroniczną i obsługi konta (składanie ofert, monitorowanie sprzedaży, zarządzanie zakupami) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
kontaktu w sprawach świadczenia usług i obsługi reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO,
dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
zapewnienia bezpieczeństwa usług i rozliczalności działań użytkowników – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z ustaw o rachunkowości, ordynacji podatkowej, archiwach i kodeksie cywilnym – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

b. Dane osób będących stroną umowy sprzedaży

Administratorzy przetwarzają dane osobowe w celu:

zawarcia i spisania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
realizacji i rozliczenia umowy, w tym prowadzenia korespondencji służbowej – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
wystawienia i przekazania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, naliczenia kar umownych i odsetek ustawowych, archiwizacji, prowadzenia egzekucji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny),
zapewnienia ciągłości działalności, celów administracyjnych, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, rozpatrywania reklamacji i celów dokumentacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

c. Dane osób działających w imieniu kontrahenta

Jeżeli dane osobowe nie zostały przekazane administratorowi bezpośrednio, a otrzymał je od kontrahenta, w imieniu którego osoba działa, w zakresie niezbędnym do realizacji postanowień umownych (dane identyfikacyjne i kontaktowe), przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu sprawnej realizacji umowy oraz zapewnienia wiarygodnej identyfikacji kontrahenta i reprezentującej go osoby.

d. Dane przekazywane w ramach PGL LP

Jeżeli dane zostały przekazane w ramach wzajemnego udostępniania danych pomiędzy jednostkami PGL LP, przetwarzanie odbywa się na podstawie:

obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), w związku z ustawą o lasach, Statutem PGL LP oraz zarządzeniami DGLP dotyczącymi sprzedaży drewna w Lasach Państwowych.

5. Kategorie przetwarzanych danych

Dane obejmują m.in.:

dane identyfikacyjne i adresowe,
dane kontaktowe (telefon, email)
dane dotyczące przedsiębiorstwa (nazwa firmy, NIP),
dane ewidencyjne i informacje niezbędne do rejestracji i obsługi konta.
inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub świadczenia usług.

6. Źródło pochodzenia danych:

Dane osobowe osób korzystających z Portalu Leśno-Drzewnego pochodzą z następujących źródeł:

Bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – np. w trakcie rejestracji konta lub aktualizacji danych.
Od kontrahenta, w imieniu którego osoba działa – w zakresie niezbędnym do realizacji postanowień umownych (dane identyfikacyjne i kontaktowe).
W ramach wzajemnego udostępniania danych między jednostkami organizacyjnymi PGL LP – jeśli dane zostały przekazane od innej jednostki PGL LP, np. w celu realizacji zadań wynikających z zawartej umowy lub obowiązku publicznego.
Z rejestrów publicznych – KRS, CEIDG lub inne dostępne źródła wymagane do prawidłowej identyfikacji kontrahentów.
Centralnej Kartoteki Klientów – w której osoba była zarejestrowana przez siebie lub przez kontrahenta, w celu realizacji zakupów i obsługi konta w Portalu Leśno-Drzewnym.

7. Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Dane mogą być udostępniane:

podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa,
innym jednostkom PGL LP zaangażowanym w realizację umowy lub świadczenie usług,
podmiotom przetwarzającym dane w imieniu administratora (m.in. ZILP oraz podprocesor TALEX S.A.).

8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres:

trwania umowy lub aktywnego konta,
istnienia prawnie uzasadnionego interesu każdej z jednostek zaangażowanych w realizację umowy lub świadczenia usług, chyba że osoba wyrazi sprzeciw,
zgodnie z terminami archiwalnymi instrukcji kancelaryjnej PGL LP (JRWA).
Okres przechowywania może być wydłużony o czas przedawnienia roszczeń, jeśli przetwarzanie danych jest niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby mają prawo do:

dostępu do danych,
uzyskania kopii danych
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Szczegóły w art. 15-22 RODO.

10. Przekazywanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Nie dotyczy.

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie dotyczy.

12. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO

13. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacjach, gdy podstawę przetwarzania stanowi przepis prawa lub zawarta umowa. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.

Konsekwencje niepodania danych:

Brak podania danych niezbędnych do rejestracji lub aktualizacji konta w Portalu Leśno-Drzewnym uniemożliwia rejestrację lub korzystanie z konta.
Brak podania danych niezbędnych do zawarcia umowy uniemożliwia zawarcie i realizację umowy.

14. Polityka plików cookies

Portal korzysta wyłącznie z cookies technicznych, niezbędnych do prawidłowego działania portalu, obsługi sesji użytkownika i bezpieczeństwa logowania.
Pliki cookies techniczne są instalowane i obsługiwane przez ZILP, a decyzje dotyczące ich stosowania podejmuje właściciel jednostka PGL LP w kontekście funkcjonowania Portalu Leśno-Drzewnego i realizacji swoich zadań.
Pliki cookies nie są wykorzystywane w celach marketingowych ani do profilowania.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki.
Cookies techniczne instalowane są automatycznie i nie wymagają zgody użytkownika.

15. Środki bezpieczeństwa

Administratorzy oraz podmioty przetwarzające stosują środki techniczne i organizacyjne zgodne z art. 32 RODO (m.in. szyfrowanie, pseudonimizacja, regularne testy odporności systemów), aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem.